Koncept implementacije integrisanog sistema upravljanja kvalitetom u skladu sa zahtevima standarda ISO 9001:2015 i ISO 27001:2013 – IMS 2 PECB

Za efikasnu metodologiju implementacije IMS-a, organizacija treba da uzme u obzir specifične rizike koji  utiču na njihov učinak. Mnogo teži zadatak je kompilacija plana implementacije koji balansira zahteve standarda, poslovne potrebe i rok za sticanje sertifikata.

Ne postoji jedinstveni plan za implementaciju sistema za upravljanje koji se može primeniti na svaku kompaniju, ali postoje neki zajednički koraci koji će omogućiti organizaciji da balansira često između konfliktnih zahteva i priprema za uspešnu reviziju sertifikacije. Bez obzira na primenjenu metodologiju, organizacija mora da se prilagodi svom određenom kontekstu (uslovima poslovanja, veličini organizacije, obimu, ciljevima, i tako dalje).

PECB je razvio pristup i metodologiju za implementaciju sistema upravljanja, pod nazivom ” Integrisana Metodologija za implementaciju sistema upravljanja i standarda – IMS2 ” koja je je zasnovana na najboljim praksama. Ova metodologija se zasniva na smernicama ISO standarda i zadovoljava zahteve sistema menadžmenta.

IMS2 se zasniva na PDCA ciklusu podeljenom u četiri faze (Plan-Do-chek-Act), koji se naziva i Demingov točak, koji se primenjuje na strukturu svih procesa u sistemu upravljanja. Svaka faza ima između 2 i 8 koraka, koji su podeljeni u aktivnosti, a zatim aktivnosti na zadatke.

Struktura PDCA ciklusa

Poslovni proces je skup međusobno povezanih aktivnosti dizajniran da proizvede određeni izlaz. Poslovni procesi postoje u svim vrstama organizacija, a oni se koriste za praćenje toka procesa. Procesi su osnovni faktor za pravilno funkcionisanje poslovanja. Svaki proces treba da ima dobro definisane ciljeve, koji stvaraju osnovu za zadovoljavanje poslovne potrebe. Demingov ciklus takođe prati procesni pristup, koji omogućava procesu implementacije sistema za upravljanje da koristi zahteve i očekivanja zainteresovanih strana kao ulaze u proces, podrazumevajući da to proizvodi zahteve za potrebne aktivnosti i procese, kao i proveru rezultata sistema menadžmenta .

Faze PDCA metodologije su:

1. PLAN (uspostavljanje sistema upravljanja)

Opšti cilj ove faze je da se odrede prioriteti, da razvije strateški plan, da se fokusira na resurse organizacije, sistem i kulturu organizacije. Takođe, ova faza uključuje uspostavljanje politike, ciljeva, procesa i procedura vezanih za upravljanje rizicima, kao i poboljšanje informacija da obezbedi rezultate u skladu sa globalnim politikama i ciljevima organizacije.

Koraci koje treba pratiti u fazi planiranja su opisane u nastavku:

1.1 Pokretanje implementacije MS – Glavni cilj ovog koraka je da se utvrdi metodološki pristup za upravljanje projektom implementacije , i izabere metodologija projekta za implementaciju MS.

1.2 Razumevanje konteksta organizacije je neophodno pre početka realizacije projekta za upravljanje sistemom. Veoma je važno da se prikupe neophodne informacije za planiranje implementacije sistema menadžmenta, da shvate internu organizacionu strukturu, njen položaj u spoljnom okruženju, a kako bi se osiguralo da su ciljevi MS usklađeni sa poslovnim ciljevima organizacije.

1.3 Analiza postojećeg sistema za upravljanje je aktivnost koja obuhvata analiziranje procesa, procedure, planova i mera koji se trenutno realizuju u okviru organizacije, kako bi se izbegao ponovni rad ili nepotrebni troškovi. Ova akcija će pomoći organizaciji da identifikuje jaz između sistem i zahteva sistema menadžmenta. Takođe je potrebno da se identifikuju procesi, procedure, planovi i mere koji se trenutno realizuju u okviru organizacije, identifikuje stvarni nivo usklađenosti sa zahtevima standarda, i analizira jaz potreban da se postigne željena usaglašenost sa zahtevima standarda. Evaluacija efektivnosti i efektivnosti nivoa procesa u organizaciji mora da bude sproveden i koji se koristi kao referenca kuda kompanija ide sa realizacijom MS.

1.4 Liderstvo i odobravanje sistema upravljanja Tokom ovog koraka, MS tim koristi sve prikupljene informacije u prethodnim koracima da dobije odobrenje menadžmenta u vezi sa sprovođenjem MS ili IMS. Podrška menadžmenta je od ključnog značaja prilikom primene IMS-a, kako se vreme i sredstva troše za takve projekte. Top menadžment će definisati uloge i odgovornosti, kao i saglasnost na politiku i ciljeve koji moraju biti u skladu sa strateškim pravcem organizacije. Stoga, imajući rukovodstvo koje razume važnost MS daje autoritet i kredibilitet projektu MS prema zainteresovanim stranama organizacije.

1.5 Obim/Oblast implementacije IMS – U ovoj fazi organizacija definiše obim sertifikacije, i identifikuje granice projekta u organizacionom, tehnološkom i fizičkom smislu. Jasna definicija obima je važan faktor za uspeh implementacije IMS. Definisanjem opsega koji predstavlja nastavak misije organizacije, olakšava podršku menadžmenta i posvećenost aktera u projektu i opravdavaj dodatnu vrednost za zainteresovane strane.

1.6 Politika – Cilj ovog koraka je da pruži smernice o tome kako stvoriti modele politike, i definiše proces izrade politike. Nakon toga, kompanija bi trebalo da izradi politike da promoviše integraciju sistema upravljanja u poslovnim procesima organizacije.

1.7 Procena rizika – Svrha ovog koraka je da izaberete i definišete pristup za procenu rizika koji je usklađen sa rukovodstvom organizacije. Zbog toga, ova faza predstavlja generički okvir za upravljanje rizikom prilagođen potrebama organizacija različitih veličina i tipova.

1.8 Izjava primenljivosti – završna faza u fazi planiranja sistema upravljanja, gde su identifikovane su akcije uključene u sistem upravljanja. Osim toga, izbor odabranih i isključenih akcija je odobrena od strane menadžmenta pre same implementacije sistema.

2. DO (implementacija i funkcionisanje sistemom upravljanja)

Opšti cilj ove faze je da implementira i uspostavi politike, akcije, procese i procedure sistema upravljanja.

Koraci koje treba pratiti u Do fazi su:

2.1 Organizaciona struktura: U ovoj fazi organizacija mora da uspostavi i sprovodi organizacionu strukturu, sa jasno definisanim ulogama i odgovornostima ključnih aktera. Uspostavljanje takvog postupka obezbeđuje efikasno upravljanje implementacije sistema menadžmenta u usklađivanju sa potrebama organizacije.

2.2 Upravljanje dokumentima: U ovoj fazi organizacija mora da razvije i održava dokumentaciju neophodnu da se obezbedi efikasan sistem upravljanja, u skladu sa konkretnim potrebama organizacije. Osim toga, u ovoj fazi organizacije moraju da obezbede kontrolu i adekvatnost MS dokumentacije i zapisa.

2.3 Dizajn kontrola i procedura: U ovoj fazi organizacija mora da dizajnira akcije i pisanje procedura, kao i da obezbedi da su obavezni dokumenti skicirani.

2.4 Komunikacija: Svi korisnici unutar organizacije treba da budu pravilno i na vreme informisani, obučeni i upoznati sa značajem procesa unutar organizacije. Nerazmevanje implementacije može da se svede na minimum ili izbegne uz primenu obaveznog programa obuke, kao i podizanja svesti o sistemima menadžmenta.

2.5 Svest i obuka: Osnovni cilj ovog koraka je da se osigura da su svi zaposleni kojima su dodeljene odgovornosti definisane u MS kompetentni za obavljanje dodeljenih zadataka, i da su svi relevantni zaposleni svesni značaja i važnosti njihovog doprinosa dostizanja ciljeva postavljenih kroz MS .

2.6 Upravljanje operacijama: Obezbediti dugoročno održavanje MS u organizaciji i transfer projekta MS u upravljenje operacijama organizacije.

3. CHECK (praćenje i monitoring sistema upravljanja)

Opšti cilj ove faze je da se prate i, po potrebi, mere performanse procesa u odnosu na politike, ciljeve i praktično iskustvo primene, a samim tim da se vrši preispitivanje izveštaja o rezultatima primene MS od strane menadžmenta.

Koraci koje treba pratiti u češkom fazi su opisane u nastavku:

3.1 Praćenje, merenje, analiza i procena: Svrha ovog koraka je da proceni efikasnost implementiranog sistema upravljanja, i da se proveri u kojoj meri su ispunjeni zahtevi sistema upravljanja.

3.2 Interna provera: U ovoj fazi organizacija mora da sprovede internu proveru radi objektivne procene koliko su ispunjeni minimalni zahtevi standarda, kao i naknadnu internu proveru nakon primene korektivnih mera za utvrđene neusaglašenosti.

3.3 Preispitivanje od strane menadžmenta: Svrha ovog koraka je obavljanje redovne i sistematične analize od strane menadžmenta u pogledu pogodnost, adekvatnost, efektivnost i efikasnosti sistema menadžmenta

4. ACT (održavanje i unapređenje sistema upravljanja)

Opšti cilj ove faze je da se preduzmu korektivne mere i mere poboljšanja, na osnovu rezultata interne provere i preispitivanje od strane menadžmenta, ili na osnovu drugih relevantnih informacije za stalno poboljšanje sistema.

Koraci koje treba pratiti u ovoj fazi su opisane u nastavku:

4.1 Tretman neusaglašenosti: Svrha ovog koraka je da se eliminiše uzrok neusaglašenosti, i uzrok potencijalnih neusaglašenosti i poboljšati stalno efikasnost sistema za upravljanje

4.2 Kontinuirano unapređenje: svrha ovog koraka je stalno poboljšavanje efikasnosti MS, obezbeđivanje da su ciljevi MS usaglašeni sa poslovnim ciljevima, planovima i procedurama

PDCA (Plan-Do-Check-Act) ili Demingov točak je jedna od najpopularnijih metoda poboljšanja procesa, koji se koristi kao okvir za realizaciju projekta za implementaciju sistema upravljanja. Imajući u vidu da je PDCA ciklus svojstven svakoj aktivnosti koju organizacija obavlja, od najjednostavnije operacije do dugoročnih rezultata organizacije, može da se koristi kao procesni pristup za kontinuirano poboljšanje i učenje.

PDCA ciklus pojednostavljuje mnoge od mogućih poteškoća koje mogu nastati u integraciji različitih sistema menadžmenta. U osnovi, PDCA je jednostavan sistem koji omogućava da složeni sistemi se podele u svoje jednostavnije podsisteme radi lakše analize i poboljšanja.

PECB IMS2 Metodologija se bazira na Demingovom točku (PDCA), koji je osnovni pristup za sve sisteme menadžmenta. Bez obzira na vrstu organizacije i strukturu upravljanja, svaka organizacija može da koristi njegove komponente za integraciju. Ove komponente su povezane sa definicijom politike i ciljevima organizacije, resursima organizacije, što je definisano i opisano procesima, procedurama i dokumentacijom, a tu su i indikatori performansi sa perspektivom stalnog poboljšanja.

Dobro definisani procesi omogućavaju dugoročnu konkurentsku prednost, ali da bi to bilo moguće moraju se redovno optimizovati. Jednom kad organizacije postavi procese, trebalo bi da ih stalno poboljšava. Disfunkcionalni procesi mogu dovesti do nezadovoljstva kupaca i zaposlenih, povećati greške i kašnjenja, i povećati troškove. PECB IMS2 metodologija omogućava organizacijama  redovnu optimizaciju procesa.

Redosled koraka potrebnih u ovom procesu može se menjati (inverzija, spajanje,…), da bi se obezbedio najpogodniji ishod.  Na primer, sprovođenje procedure za upravljanje dokumentovanim informacijama može da se implementira pre određivanja konteksta organizacije. Mnogi procesi su učestali zbog potrebe progresivnog razvoja tokom celog projekta implementacije; na primer, komunikacija i obuka.

Prema ovoj strukturiranoj i efikasnoj metodologiji, organizacija može biti sigurna u to da pokriva sve minimalne zahteve za implementaciju sistema upravljanja. Ključ za implementaciju leži u kontekstualizovanom i prilagodljivom pristupu od strane organizacije, koji će osigurati siguran uspeh.